Dolfi1920 poważnie traktuje ochronę danych osobowych i przestrzega przepisów dotyczących ochrony danych, w szczególności ogólnego rozporządzenia o ochronie danych ("RODO") oraz federalnej ustawy o ochronie danych ("BDSG"). Oznacza to w szczególności, że przetwarzamy dane osobowe tylko wtedy, gdy zezwalają na to przepisy ustawowe lub dana osoba wyraziła zgodę.

W niniejszym oświadczeniu o ochronie prywatności wyjaśnimy Państwu, jakie informacje (w tym dane osobowe) są przetwarzane przez nas w związku z zaistniałymi między nami stosunkami handlowymi.

 I.              Kto odpowiada za przetwarzanie danych osobowych?

 Podmiotem odpowiedzialnym za przetwarzanie danych osobowych jest:

 Dolfi1920 Sp. z o.o.

Ul. Szyszkowa 20, bud. 2, 02-234 Warszawa

data-security@dolfi1920.pl

Dolfi1920 Services Sp. z o.o.

Szyszkowa 20A, 02-285 Warszawa

data-security@dolfi1920.pl

O ile w niniejszej informacji o ochronie danych osobowych występują odniesienia do „my” lub „nas” odnosi się to każdorazowo do powyżej wymienionej Spółki. Nasz zespół ds. ochrony danych osobowych, jak również inspektor ds. ochrony danych są osiągalni poprzez podany powyżej kontakt, jak również pod adresem: data-security@dolfi1920.pl

 II.            Jakie dane przetwarzamy?

 Realizacja naszych transakcji handlowych wymaga przetwarzania danych naszych partnerów umownych. O ile dane te pozwalają wyciągnąć wnioski na temat osoby fizycznej (na przykład, jeśli nawiązujesz współpracę gospodarczą z nami jako jednoosobowym przedsiębiorcą), wówczas mamy do czynienia z danymi osobowymi. Niezależnie od formy prawnej naszego partnera umownego, przetwarzamy ponadto dane dotyczące osób kontaktowych u naszego partnera umownego.

 Prosimy również o przekazanie niniejszej informacji dotyczącej ochrony danych osobowych także tym osobom w Państwa organizacji, które są zaangażowane w relacje z nami ("Osoba kontaktowa").

 1.       Dane zwykłe: Przetwarzamy podstawowe dane dotyczące naszego partnera umownego i osób kontaktowych oraz transakcji handlowych z naszym partnerem umownym, które wspólnie określamy jako "dane zwykłe". Należą do nich w szczególności

 a)     wszelkie informacje, które zostały nam przekazane podczas nawiązywania stosunków handlowych lub o które zwróciliśmy się do naszego  partnera umownego lub osoby kontaktowej (np. imię i nazwisko, adres i pozostałe dane kontaktowe);

 b)    dane, które zebraliśmy w związku z nawiązaniem stosunków handlowych z nami (a w szczególności szczegóły dotyczące zawartych umów)

 2.       Dane z dokumentacji: przetwarzamy dane osobowe, które powstają w trakcie relacji biznesowych, które mogą wykraczać poza zwykłą zmianę danych podstawowych i które nazywamy "danymi z dokumentacji". Należą do nich w szczególności

 a)     Informacje o usługach świadczonych lub zaakceptowanych przez naszego kontrahenta na podstawie zawartych umów;

b)    Informacje na temat świadczonych lub przyjętych przez nas usług na podstawie zawartych umów;

c)     Informacje, które są nam przekazywane przez naszego partnera kontraktowego lub osobę kontaktową w trakcie realizacji transakcji handlowych – czy to aktywnie czy też na nasze żądanie;

d)    dane osobowe, które otrzymujemy w trakcie realizacji transakcji handlowych w jakikolwiek inny sposób od naszego partnera umownego, osoby kontaktowej lub od stron trzecich;

 3.       W zakresie dozwolonym przez prawo możemy przechowywać dane osobowe osób trzecich odnoszące się do danych podstawowych i danych z dokumentacji. Obejmują one np. dane dotyczące sytuacji ekonomicznej naszych partnerów umownych, jeżeli jest to konieczne do oceny ryzyka gospodarczego - jak np. brak płatności. 

 III.           W jakim celu i na jakiej podstawie prawnej przetwarzamy dane osobowe?

 1.       Przetwarzanie danych zwykłych i danych z dokumentacji odbywa się w celu wykonania umów istniejących z osobą fizyczną będącą partnerem umownym lub w celu przeprowadzenia realizacji działań przed zawarciem umowy, zgodnie z art. 6 ust. 1 lit. b) RODO. Niezależnie od formy prawnej naszego partnera umownego, przetwarzamy dane zwykłe i dane z dokumentacji dotyczące jednej lub kilku osób kontaktowych do celów wynikających z prawnie uzasadnionych interesów w ramach realizacji transakcji handlowych zgodnie z art. 6 ust. 1 lit. f) RODO

2.       Możemy również przetwarzać dane zwykłe i dane z dokumentacji w celu wypełnienia obowiązku prawnego, któremu podlegamy; odbywa się to na podstawie art. 6 ust. 1 lit. c) RODO. Ten obowiązek prawny obejmują w szczególności informacje/ zgłoszenia wymagane od nas przez organy podatkowe.

3.       O ile to konieczne przetwarzamy dane wykraczające poza realizację zawartych umów i wypełnianie obowiązków prawnych również w celu ochrony naszych uzasadnionych interesów lub interesów osób trzecich; odbywa się to na podstawie art. 6 ust. 1 lit. f) RODO. Nasze uzasadnione interesy obejmują

 a)     procesy wewnątrz korporacji dotyczące wewnętrznego zarządzania danymi partnerów handlowych

b)    ocenę ryzyka gospodarczego – jak np.  brak płatności - w związku z naszymi transakcjami handlowymi;

c)     dochodzenie roszczeń prawnych i obrona w razie ew. sporów prawnych;

d)    zapobieganie przestępstwom i prowadzenie dochodzeń w tej sprawie;

e)     zarządzania i rozwoju naszej działalności biznesowej, w tym zarządzania ryzykiem.

 4.       W zakresie, w jakim dajemy osobie fizycznej możliwość udzielenia zgody na przetwarzanie danych osobowych, przetwarzamy dane objęte zgodą w celach określonych w zgodzie; odbywa się to na podstawie art. 6 ust. 1 RODO.

 Proszę mieć na uwadze, iż:

• udzielenie nam zgody jest dobrowolne;
• nieudzielenie zgody lub jej późniejsze odwołanie może wiązać się z konsekwencjami, o których informujemy przed wydaniem zgody oraz
• że ta udzielona nam zgoda może zostać w dowolnym momencie odwołana ze skutkiem na przyszłość, np. poprzez zawiadomienie wysłane pocztą, faksem lub pocztą elektroniczną za pośrednictwem jednego z kanałów kontaktowych na pierwszej stronie niniejszej Informacji o ochronie prywatności.  

 Dostarczenie danych podstawowych i danych z dokumentacji, o których mowa w punkcie II, jest niezbędne do nawiązania i realizacji transakcji handlowych z naszymi kontrahentami, o ile wyraźnie nie stwierdziliśmy inaczej podczas gromadzenia tych danych. Bez podania tych danych nie możemy nawiązać i przeprowadzić żadnych transakcji handlowych.

 Ponadto, jeśli zbieramy dane osobowe, informujemy przed ich pobraniem czy przekazanie tych informacji jest wymagane prawnie lub umownie lub też jest wymagane do zawarcia umowy. Przy czym wyróżniamy z reguły te informacje, których podanie jest dobrowolnie i nie jest oparte na żadnym z wyżej wymienionych obowiązków lub nie jest wymagane do zawarcia umowy.

 V.            Kto otrzymuje dane osobowe?  

Dane osobowe są zazwyczaj przetwarzane w obrębie naszej firmy. W zależności od rodzaju danych osobowych tylko niektóre działy / jednostki organizacyjne mają dostęp do danych osobowych.

Należą do nich w szczególności Dolfi1920 Services Sp. z o.o i Obsługa klienta - dla danych przetwarzanych za pośrednictwem infrastruktury IT - w pewnym stopniu także dział IT. Koncepcja roli i autoryzacji ogranicza dostęp w ramach naszej organizacji do tych funkcji oraz zakresu, który wymagany jest do określonego celu przetwarzania.

 Możemy również przekazywać, w zakresie dozwolonym przez prawo, dane osobowe stronom trzecim poza naszą firmą. Do tych zewnętrznych odbiorców mogą należeć w szczególności: 

• firmy powiązane w ramach grupy Dolfi1920, do których przekazujemy dane osobowe w celu realizacji kontaktu z Klientem, wystawienia faktury czy rozpatrywania reklamacji;
• usługodawcy, z którymi współpracujemy, świadczący dla nas usługi na podstawie odrębnej umowy, które mogą obejmować przetwarzanie danych osobowych, jak również zaangażowania za naszą zgodą podwykonawcy naszych usługodawców;
  • podmioty niepubliczne i publiczne, o ile z uwagi na obowiązujące przepisy prawne jesteśmy zobowiązani do przekazywania danych osobowych.  

W trakcie nawiązywania czy w toku transakcji handlowych zasadniczo nie stosujemy żadnego zautomatyzowanego podejmowania decyzji (w tym profilowania) w rozumieniu artykułu 22 RODO. Jeśli zastosujemy takie procedury w indywidualnych przypadkach, poinformujemy o tym indywidualnie osoby, których to dotyczy w zakresie wymaganym przez prawo.  

Przetwarzanie danych osobowych odbywa się wyłącznie w obrębie UE lub Europejskiego Obszaru Gospodarczego; przeniesienie do innych krajów (tak zwane "kraje trzecie") nie jest planowane.  

Z zasady przechowujemy dane osobowe, tak długo o ile mamy uzasadniony interes w tym zakresie, a interesy osoby, której dane dotyczą, nie przeważają za zaniechaniem przechowywania danych.

 Nawet bez uzasadnionego interesu możemy nadal przechowywać dane, jeśli jesteśmy do tego prawnie zobowiązani (na przykład w celu wypełnienia obowiązku przechowywania danych). Usuwamy dane osobowe bez współudziału osoby, której dane dotyczą, gdy tylko ich wiedza nie jest już potrzebna do spełnienia celu przetwarzania lub gdy przechowywanie jest prawnie niedopuszczalne.

 Z reguły dane podstawowe i dodatkowe dane osobowe gromadzone w trakcie realizacji transakcji handlowych są przechowywane co najmniej do końca transakcji handlowej. Skasowanie danych następuje najpóźniej w momencie zakończenia realizacji. Może się to również zdarzyć po zakończeniu transakcji handlowej. Dane osobowe, które musimy przechowywać w celu wypełnienia naszych zobowiązań dotyczących przechowywania, będą przechowywane do końca danego obowiązku  przechowywania. O ile przechowujemy dane osobowe wyłącznie w celu spełnienia wymogów dotyczących przechowywania, wówczas takie dane są generalnie zamknięte, tak iż dostęp do nich można uzyskać tylko wtedy, gdy jest to konieczne w związku z obowiązkiem przechowywania.

 IX.           Jakie prawa posiada osoba poszkodowana? 

Osoba, której to dotyczy ma prawo: 

• do informacji na temat gromadzonych danych, artykuł 15 RODO;
• do sprostowania nieprawidłowych lub niepełnych danych, artykuł 16 RODO;
• do usunięcia danych osobowych, artykuł 17 RODO;
• do ograniczenia przetwarzania, artykuł 18 RODO;
• do przenoszenia danych, artykuł 20 RODO, oraz
• do sprzeciwu wobec przetwarzania dotyczących jej danych osobowych, artykuł 21 RODO.  

W celu skorzystania z tych praw osoba dotknięta może w dowolnym momencie skontaktować się z nami - np. za pośrednictwem jednego ze sposobów kontaktowych wskazanych na początku tej informacji o ochronie danych.  

W razie pytań dotyczących przetwarzania danych osoba, której dane dotyczą, może zwrócić się także do naszego Inspektora ds. ochrony danych.   Osoba, której dane dotyczą, jest ponadto uprawniona do złożenia skargi do właściwego Organu Nadzorczego zgodnie z artykułem 77 RODO.